In che modo Paperless Office risolve il dilemma della gestione dei file?

Parliamo per la prima volta di come sia l'ufficio tradizionale del mal di testa: il gabinetto del file è pieno e ci vuole molto tempo per trovare un contratto; Documenti importanti sono facilmente persi o danneggiati; I dipartimenti passano i documenti come riprodurre "Pass the Parcel". Questi problemi possono essere risolti efficacementeSistema di uffici senza carta.

1. Archiviazione elettronica sostituisce l'accumulo di carta

Il vantaggio più diretto di Paperless Office è quello di rendere i file "online". Tutti i documenti sono scansionati in versioni elettroniche e memorizzati nel sistema, supportando più formati come PDF e Word. Ad esempio, il sistema di gestione del contratto della nostra azienda ora deve ora inserire il numero del contratto per recuperare il file completo entro 3 secondi e non è necessario frugare attraverso i gabinetti.

2. Ricerca intelligente e posizionamento veloce

Il più grande vantaggio dei file elettronici è che possono essere cercati. La funzione di ricerca integrata integrata del sistema può cercare per parole chiave, date, autori e altre dimensioni. La scorsa settimana, il dipartimento delle finanze stava cercando un modulo di rimborso tre anni fa. Richiedeva molto tempo per sfogliare i file, ma ora esce dopo aver inserito "spese di viaggio nel 2022".

3. Controllo della versione per evitare confusione

La cosa più temuta dei documenti cartacei è che vengono costantemente rivisti e nessuno sa chi abbia l'ultima versione. Il sistema di documenti elettronici salverà automaticamente le versioni storiche e imposterà le autorizzazioni di modifica. La proposta di pianificazione del nostro dipartimento di marketing è stata ora rivista alla versione 15 e il sistema registra chiaramente che hanno fatto ogni revisione e quando.

4. L'ufficio mobile rompe le limitazioni di spazio

Con un sistema senza carta, i telefoni cellulari possono anche accedere ai file in qualsiasi momento. L'ultima volta, il mio capo ha chiesto un preventivo all'aeroporto e ho effettuato l'accesso al sistema direttamente sul mio telefono cellulare per inviarlo a lui, il che era più veloce della consegna espressa. Posso gestire tutti i file con un tablet quando viaggio e posso fare le valigie nella mia valigia.

5. Backup sicuro per prevenire la perdita

I file importanti vengono eseguiti automaticamente al cloud dopo la scansione, quindi non è necessario preoccuparsi anche se il computer si rompe. Abbiamo incontrato una tragedia in cui l'ufficio è stato allagato e tutti i file cartacei sono stati persi. Ora i file elettronici hanno backup tripli, che sono molto più sicuri.

6. Green Office riduce i costi

Facciamo alcuni calcoli: la carta A4 costa 20 yuan per pacchetto e l'azienda utilizza 100 pacchetti al mese, che è di 24.000 yuan all'anno. I consumatori della stampante, gli archivi e lo spazio della stanza dell'archivio sono tutti costi. Dopo aver fattoSistema di uffici senza carta, queste spese possono essere ridotte di almeno il 70%, il che è anche rispettoso dell'ambiente.

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